Ein vergessener Termin kostet Zeit, Umsatz und häufig einen wertvollen freien Platz. Erinnerungen helfen – wenn Zeitpunkt, Kanal und Ton stimmen. Zu viele Nachrichten nerven. Eine einzige Nachricht kurz vor dem Termin kommt dagegen oft zu spät.
Die bewährte Drei-Stufen-Folge
Für viele Dienstleistungen funktioniert eine einfache Abfolge besonders gut:
- Zwei Tage vorher: eine ruhige E-Mail mit allen Termindaten und einer Vorbereitungshilfe.
- Einen Tag vorher: eine knappe Bestätigung mit Möglichkeit zur Absage oder Verschiebung.
- Eine Stunde vorher: eine kurze SMS oder WhatsApp-Nachricht – vor allem bei Online- oder Telefonterminen.
Was in jede Erinnerung gehört
Nennen Sie Datum und Uhrzeit, die Terminart, den Ort beziehungsweise den Zugangslink und eine klare Kontaktmöglichkeit. Bei persönlichen Treffen sind Hinweise zu Anfahrt oder Parken hilfreich. Bei Videoterminen sollte der Zugangslink sofort sichtbar sein.
Eine Erinnerung ist guter Service, keine Mahnung.
Die richtige Sprache
„Wir freuen uns auf unser Gespräch“ wirkt einladender als „Hiermit erinnern wir Sie“. Formulieren Sie kurz, freundlich und konkret. Drohende Hinweise zu Ausfallgebühren gehören – falls notwendig – in die Buchungsbedingungen, nicht in den Mittelpunkt jeder Erinnerung.
Einfach messen und verbessern
Beobachten Sie über vier bis sechs Wochen, wie viele Termine abgesagt, verschoben oder nicht wahrgenommen werden. Schon kleine Anpassungen am Zeitpunkt oder Betreff können einen deutlichen Unterschied machen. So wird aus einer Automatisierung ein lernender Serviceprozess.
